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(旧)フリーダウン【ミニマリストの為のスケジュールカルテ】1週間のスケジュールとToDoをA4でコントロール

【概要】 A4コピー用紙でスケジュール管理カルテを作る

特に手帳や冊子ではなくてありふれたコピー用紙を使ってちゃんとしたスケジュール管理ができないのか、という疑問があった。

フランクリン・プランナーや能率手帳、その他、トラベラーズノート等使ったりオリジナルフォームを作ったりしたことのある方はご理解してもらえると思うが、手帳なりのフォームがそれなりにちゃんとしてないと使用するときのモチベーションが全然違うと思う。
ある程度紙質もよく自分の思うようなコンセプトで使いやすい、かゆいところに手が届く様な合理性のあるフォームでないと使いたくない、というのは贅沢なのであろうか。

【コンセプト】 どの様な仕様で作るのか?

どこでも入手可能なA4コピー用紙にどのようなアイデアや使用方針で線を引くのか、を考えた。

  • コンパクトに持ち運びができる
  • 8つ折りでも使用できる
  • 裏表で1週間のスケジュール管理ができる
  • 純粋にスケジュールだけではなく、自己啓発的要素も入れる

簡単に上記のような要素を考えてみた。それで作成したのが以下の様な外観。

【フォームの詳細】

裏表で1週間の管理だが、最初に1週間分の予定や進捗状況を把握できる様にした。
表面のトップに1週間の概要プラス月曜日~水曜日の予定とToDo。裏面は、木曜日~日曜日の予定とToDoという配置である。1週間を月曜日始まりとした。

【トップ部分の詳細】

1週間のトップ部分は、1週間の俯瞰図と言ってもよい部分でA4横のコピー用紙を四つ折りにしたときに4面の最初の面に来るようにしてある。

この部分は全部で6つのエリアに分かれている。

①:1週間の主な目標など具体的な内容でも主観的、理念的な内容でも1週間の間にやりたい事を表記する。

②:1週間予定だが、3項目分しかない。これは1週間で重要度のある3つの予定を表記するか、グラフ的な図による予定を表記してもよい。

③:1週間の支出状況。毎日お金がいくら出て行ったかの記録。これは、それぞれの曜日にも金銭支出欄があるので、各曜日の合計を表記して1週間の総計を記入する。
金銭支出の記入が不要な場合は、もちろんメモ欄として利用できる。

④:1ヶ月のカレンダー。「今日」という日を1ヶ月の中でイメージ的に把握する時は必要だとおもう。

⑤:1週間の主なToDo。②とかぶる部分ではあるが、②は、7日間という時間軸での主な予定。⑤は個別的にやるべき内容。もちろん内容がオーバーラップしても何ら問題ない。日々の予定エリアでもそうだが、この部分はToDoの進捗状況とプライオリティ(重要度)を明確にできるようにした。

⑥:習慣化したい事のチェックリスト。例えば毎朝座禅を30分する、という項目を習慣化したい時などに利用する。

【日々のエリアの詳細】

日々のエリアは、大まかに3つのエリアからできています。

  1. 1日のスケジュールエリア
  2. ToDoリスト
  3. メモ欄

この1番目のスケジュールエリアは、3つの項目を1つのエリアでシェアする様に出来ている。

その3つの項目とは、

  • タイムスケジュールとその詳細
  • メモ
  • 金銭支出欄

となり、狭いスペースを有効活用する為、なるべくムダな空白部分を作らない方向性で複数でシェア出来るようにしている。

ToDoリスト部分は、進捗状況とプライオリティが明確化出来る欄と、さらに項目の完了後のその内容に対する以後の方向性を表記する欄を設けた。

例えば、「新宿の○○デパートに帽子を買いに行く」 というToDoの項目を記入して、もし希望の帽子が変えなくて、引き続き後日にまた探し行く、という他の日に継続性のあるToDoの場合、例えば右側の欄に「→」を記入する、というルールをつくる。 このルールに関しては各自の自由で決めていただきたい。

要するに継続性あるToDoのその後の処理をどうするか、という事を明確に出来る為の部分となる。

一番下の部分は、「メモ欄」なんですが、特に一日の反省や重要な内容の備忘録などの為の項目。

シェア部分は、必要の無い要素のエリアはメモ欄やその他の用途の為に利用する。これは限られた狭い場所でなるべく空白というムダを作らない工夫である。

また上記のフォームは、4分の1に紙を折った場合、1日分が短冊の様に表示できる。さらに8つ折りにした時は、ToDoの上辺部分で上下を分割表示でき、8つ折り状態でも表示および記入が可能である。4つ折りの場合その必要な曜日が常に見える様に折る。

【使用方法】 両面をプリントしたら縦に均等に4つに折る。さらに横に2つ折りにする。

使い始めは、週間のTOP画面が最初に来るようにする。

各曜日の予定を表示して使用する場合以下の様な画面となり、8つ折りで使用できる。

8つ折りの時のサイズは、ちょうど手のひらにのせて記入できるジャストサイズ。


【ホルダー自作】

1ヶ月の予定だと4枚のコピー用紙が必要で、これを各8つ折りにして束ねるフォルダーを自作してみた。

当初、ボール紙と輪ゴムで簡単に作成したが、少し耐久性あるホルダーがほしかったので使わなくなった革手帳を裁断して自作した。

シンプルなもので、裁断した後にゴムをつける為に穴を開けた。少し工夫をしてボールペンを挟める様にした。ズボンの後ろのポケットにも簡単に入るコンパクトサイズ。外出中に記入するにはホルダーのゴムに記入したい面を上にしてゴムに挟んで記入。使い勝手は悪くはない。

ホルダーには1ヶ月分、つまり4枚の予定表とネットでフリーダウンロードできる年間予定表、それと方眼紙のA4メモ1枚、さらに自作の1ヶ月単位の習慣化チェックリストを1枚入れてこれで1セットとしている。



以上は以前作成したものでサイトのプログラムの不都合からダウンロードが出来ませんでした。

今回は、このカルテをさらに改良し、2018年度2月以後のPDFがダウンロード出来るようにしました。

 

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